Zagraniczny pracodawca, a zwolnienie lekarskie. Co można, a co jest niedostępne?

Globalizacja ma swoje uroki. Możesz mieszkać w Gdańsku, pracować dla firmy w Berlinie, a Twój zespół może łączyć ludzi z czterech kontynentów. Wszystko odbywa się online, w chmurze, w przestrzeni pozbawionej granic. Do czasu… aż zachorujesz. I wtedy to, co wydawało się proste, nagle komplikuje się w najmniej spodziewanym momencie. Bo czy zagraniczny pracodawca przyjmie polskie zwolnienie lekarskie? Czy musisz dostarczyć je w oryginale, przetłumaczone, czy może w ogóle obowiązują Cię inne procedury? I wreszcie, czy Twoje L4 oznacza to samo w Niemczech, Francji czy USA?

Praca dla firmy z innego kraju to nie tylko inne strefy czasowe i egzotyczne święta państwowe. To także inne przepisy prawa pracy, systemy ubezpieczeń i sposoby traktowania zwolnień lekarskich. I choć Internet potrafi skracać dystans, w kwestiach formalnych różnice bywają zaskakująco istotne.

Zwolnienie lekarskie w kontekście prawa i ubezpieczenia

W Polsce zwolnienie lekarskie jest elementem systemu zabezpieczenia społecznego. Jest– dokumentem wystawianym przez lekarza, trafiającym automatycznie do ZUS, a następnie przekazywanym pracodawcy. Jeśli jesteś zatrudniony u polskiego pracodawcy i opłacasz składki na ubezpieczenie chorobowe, procedura jest jasna: lekarz wystawia e-ZLA, Ty informujesz pracodawcę, a wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek jest wypłacany według określonych reguł.

Sytuacja komplikuje się, gdy Twój pracodawca ma siedzibę w innym kraju. Po pierwsze musisz ustalić, w którym systemie ubezpieczeniowym jesteś zarejestrowany. Jeśli pracujesz z Polski, ale na umowie zagranicznej, możliwe, że składki odprowadzane są do systemu innego państwa. Wówczas polskie L4 może nie mieć automatycznej mocy prawnej. Przynajmniej w oczach instytucji ubezpieczeniowej Twojego kraju zatrudnienia. Może być konieczne przedstawienie zaświadczenia o niezdolności do pracy zgodnego z ich wzorem lub w języku urzędowym państwa, w którym znajduje się firma.

Przykładowo, w Niemczech lekarze wystawiają tzw. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, a we Francji – certificat médical. Część krajów akceptuje polskie dokumenty po przetłumaczeniu, inne wymagają od razu lokalnych formularzy. Co więcej, niektóre systemy dopuszczają zdalną konsultację z lekarzem „w swoim” kraju, nawet jeśli fizycznie przebywasz za granicą. A to w czasach telemedycyny staje się coraz prostsze.

Różnice kulturowe: zagraniczny pracodawca, a L4 w teorii i w praktyce

Prawo to jedno, a praktyka: drugie. W niektórych krajach zwolnienia lekarskie traktuje się z ogromną formalnością. We Francji na przykład nieprzekazanie dokumentu w ciągu 48 godzin od jego wystawienia może skutkować utratą prawa do świadczeń. W USA natomiast, jeśli nie pracujesz w sektorze publicznym lub nie masz specjalnej umowy, płatne zwolnienia chorobowe w ogóle nie są oczywistością. Wiele firm daje ograniczoną liczbę dni „sick leave” w roku, a reszta zależy od dobrej woli pracodawcy.

Są też kraje, w których przynajmniej w teorii, choroba wymaga formalnego potwierdzenia dopiero po kilku dniach absencji. W Wielkiej Brytanii tzw. self-certification pozwala na siedem dni zwolnienia bez wizyty u lekarza. W praktyce oznacza to, że drobne przeziębienia przechodzisz w domu bez biurokracji, ale w przypadku poważniejszych chorób musisz spełnić konkretne wymagania NHS. Z kolei w Skandynawii spotkasz się często z wysokim poziomem zaufania. Tam kultura pracy opiera się na założeniu, że pracownik nie nadużyje zwolnienia, a choroba to rzecz naturalna. W efekcie formalności bywają ograniczone, ale odpowiedzialność za uczciwość dużo większa.

Zagraniczny pracodawca. Co można, a czego nie?

Jeżeli pracujesz z Polski dla zagranicznego pracodawcy, pierwszym krokiem w razie choroby jest kontakt z przełożonym lub działem HR i wyjaśnienie procedur obowiązujących w firmie. Warto ustalić: czy polskie L4 wystawione przez lokalnego lekarza jest honorowane, czy wymagane jest dodatkowe zaświadczenie według wzoru zagranicznego, czy dokument musi być przetłumaczony oraz czy wysyła się go pocztą, mailem czy w formie skanu.

Możesz też być w sytuacji, w której formalne „zwolnienie lekarskie” w ogóle nie jest wymagane do krótkiej nieobecności, jeśli firma ma elastyczne zasady pracy zdalnej lub wprowadziła politykę płatnych dni chorobowych niewymagających dokumentacji. Wtedy ważniejsza od papierów jest komunikacja. Informacja o tym, że nie jesteś w stanie pracować i kiedy przewidujesz powrót.

Co nie jest dostępne? Najczęściej automatyczne objęcie świadczeniami z polskiego ZUS, jeśli składki odprowadzamy za granicę. Jeśli nie jesteś w polskim systemie ubezpieczeń, polskie L4 będzie miało wartość jedynie wewnętrznego usprawiedliwienia nieobecności, ale nie da Ci prawa do wynagrodzenia chorobowego w Polsce.

Przemyślana profilaktyka formalna

Zanim dopadnie Cię grypa lub kontuzja, warto przygotować się na takie ewentualności. Znajomość przepisów kraju, w którym formalnie pracujesz, pozwoli uniknąć stresu i chaosu w razie nagłej choroby. Możesz zapytać w HR o procedurę, poprosić o wzory dokumentów czy sprawdzić, czy firma współpracuje z konkretnymi przychodniami online.

Dobrą praktyką jest też upewnienie się, że Twoje ubezpieczenie – czy to państwowe, czy prywatne – obejmuje sytuacje, gdy zachorujesz w kraju innym niż ten, w którym jest zarejestrowany pracodawca. W epoce pracy zdalnej i podróży służbowych, to wcale nie jest abstrakcyjny problem.

Międzynarodowe L4 bez stresu

Zwolnienie lekarskie w przypadku pracy dla zagranicznego pracodawcy to nie zawsze prosta kopia polskich procedur. To raczej układanka z prawa pracy, zasad ubezpieczenia, różnic kulturowych i wewnętrznych regulaminów firmy. Najważniejsze jest szybkie działanie, jasna komunikacja i wiedza o tym, które dokumenty się respektuje, a które będą jedynie symboliczne.

W pracy międzynarodowej L4 jest trochę jak paszport. Niby dokument urzędowy, ale jego „moc” zależy od tego, w jakim kraju się nim posługujesz i jakie przepisy tam obowiązują. A mając odpowiednią wiedzę i przygotowanie, możesz przejść przez chorobę nie tylko z gorącą herbatą i kocem, ale też ze spokojem, że formalności są w porządku.